Política de Privacidad
Smart Digital CO SAS · NIT 901662070-4 · Medellín, Colombia
Última actualización: abril de 2026
En Kipos nos tomamos en serio tu privacidad. Esta política explica, en lenguaje claro, qué datos recopilamos cuando usas nuestra plataforma, por qué los necesitamos y cómo los protegemos — todo conforme a la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013.
1. ¿Quiénes somos?
El Responsable del Tratamiento de tus datos personales es:
Razón social: Smart Digital CO SAS
NIT: 901662070-4
Ciudad: Medellín, Antioquia, Colombia
Correo: info@kipos.ai
Producto: Kipos — Plataforma de RRHH para pymes colombianas
2. Datos que recolectamos
Recolectamos tres categorías de datos según el rol del usuario:
Datos del administrador de cuenta
Nombre, correo electrónico corporativo, número de celular, cargo y empresa (NIT, razón social). Los usamos para identificarte como usuario de la plataforma.
Datos de empleados ingresados por tu empresa
Tu empresa, como empleador, ingresa datos de sus trabajadores: nombre, cédula, cargo, salario, tipo de contrato, cuenta bancaria, EPS, AFP, ARL, caja de compensación. Kipos actúa como encargado del tratamiento de estos datos — tu empresa es la responsable ante sus empleados.
Datos de facturación
Datos fiscales de tu empresa para emitir facturas electrónicas (NIT, dirección, régimen tributario). No almacenamos datos de tarjeta de crédito — el pago lo procesa un proveedor certificado PCI-DSS.
Datos de uso y analítica
Navegación dentro de la app, funciones más usadas, errores del sistema. Estos datos son anonimizados y los usamos exclusivamente para mejorar el producto. Solo se activan si aceptas cookies en nuestro sitio web.
3. ¿Para qué usamos tus datos?
- ✓Prestar el servicio de nómina, contratos y RRHH que contrataste.
- ✓Calcular y generar los archivos PILA, DIAN (nómina electrónica) y UGPP correctamente.
- ✓Enviarte notificaciones del servicio: alertas de vencimiento, cambios normativos, actualizaciones de seguridad.
- ✓Facturarte por el plan contratado y gestionar tu suscripción.
- ✓Mejorar la plataforma mediante análisis anónimo de uso.
- ✓Cumplir obligaciones legales ante autoridades colombianas.
No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines comerciales. Nunca.
4. Base legal del tratamiento
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Prestación del servicio | Ejecución del contrato (art. 6 Ley 1581) |
| Facturación y pagos | Ejecución del contrato |
| Cumplimiento DIAN/UGPP/PILA | Obligación legal |
| Notificaciones del servicio | Interés legítimo del responsable |
| Analítica de uso (anónima) | Consentimiento (banner de cookies) |
| Comunicaciones de marketing | Consentimiento explícito |
5. ¿Con quién compartimos datos?
Solo compartimos datos cuando es estrictamente necesario para prestarte el servicio o cumplir la ley:
- DIANTransmisión de nómina electrónica (obligación legal).
- UGPP y operadores PILALiquidación y pago de seguridad social.
- Proveedor de pagos (PSE / pasarela)Procesamiento de tu suscripción. No accede a datos de empleados.
- AWS (infraestructura)Alojamiento de la plataforma y base de datos. Firmamos un DPA (Data Processing Agreement) con ellos.
- Google Analytics / Microsoft ClaritySolo si aceptas cookies — analítica anónima del sitio web, no de la app.
- Proveedor de correo transaccionalEnvío de notificaciones del sistema. Solo recibe el correo del destinatario.
6. Transferencias internacionales
Algunos proveedores de infraestructura (AWS, Google, Microsoft) están ubicados fuera de Colombia. Estas transferencias están amparadas por contratos de tratamiento de datos que exigen niveles de protección equivalentes a los de la ley colombiana, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Los datos de nómina y empleados nunca se comparten con terceros en el extranjero salvo para el alojamiento técnico de la plataforma (AWS us-east-1).
7. Plazos de retención
| Tipo de dato | Plazo |
|---|---|
| Registros de nómina y contratos | 10 años (obligación fiscal DIAN / Código Laboral) |
| Datos de cuenta de usuario | Duración de la suscripción + 1 año |
| Datos de empleados | Duración del contrato laboral + 5 años |
| Logs de seguridad | 12 meses |
| Datos de analítica (anonimizados) | 14 meses (límite de Google Analytics) |
Pasados estos plazos, los datos se eliminan de forma segura o se anonomizan de manera irreversible.
8. Tus derechos
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581, tienes derecho a:
- AccesoConocer qué datos personales tuyos tenemos.
- RectificaciónCorregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión ("derecho al olvido")Pedir que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios (salvo obligación legal de conservarlos).
- Revocación del consentimientoRetirar el consentimiento para tratamientos basados en él (p.ej. marketing).
- PortabilidadRecibir tus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
- Queja ante la SICSi consideras que vulneramos tus derechos, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a info@kipos.ai con el asunto "Derechos ARCO". Respondemos en máximo 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos.
9. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambie la ley, nuestros servicios o nuestras prácticas de privacidad. Si los cambios son significativos, te avisaremos por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en kipos.ai/legal/privacidad.
10. Contacto
¿Tienes preguntas sobre cómo manejamos tus datos? Escríbenos:
Smart Digital CO SAS — Responsable del Tratamiento
Correo: info@kipos.ai
Asunto sugerido: Privacidad – [tu consulta]